所謂表格化運營管理體系 , 是采用系統(tǒng)思維的創(chuàng)新管理方法，通過運營體系建設，深入分析和辯識“職能”和“職責”的關系，杜絕職能分配的管理“真空”。運用流程控制的工作方法，規(guī)范職能運作，理順業(yè)務流程，消滅管理“盲區(qū)”和“死角”。以表格為載體 , 用表格化工作語言固化職能、優(yōu)化流程、提高工作效率，實現(xiàn)管理創(chuàng)新。
二、實行表格化管理原因
員工對待管理表格經(jīng)常有抗拒心理，有的人怕麻煩;有的人認為只要有業(yè)績，報表無所謂;有的人瞎編數(shù)字，應付差使;有的人根本不會填表;更有人認為表格根本就是多余。造成這些現(xiàn)象的原因，一是公司的表格設計不合理，照搬其他公司，或?qū)ι蠄蟮慕Y(jié)果不重視;二是員工本身對公司的報表理解不夠，不知道如何運用表格進行管理。
(一)表格是管理的書面表現(xiàn)，也是管理的工具。
管理學上有一個著名的PDCA 循環(huán)：
P—Plan 計劃
D—Do 執(zhí)行
C—Check 檢查
A—Action 改善
有效的管理，必須完整包含這幾個步驟，而表格，就是PDCA 管理循環(huán)的最
直觀的表達。將紛繁復雜的管理工作分門別類，會讓我們的思想條理清晰，避免無序造成的時間和費用的浪費。
(二)表格是行動的指南
各種表格及其中的欄目，其實在告訴你，這些欄目，都是你必須要做好的工作。
(三)表格是業(yè)績的體現(xiàn)
通過表格，可以反映每個人的業(yè)績。業(yè)績，其實只是一個結(jié)果，結(jié)果的好壞是如何得來的，返回頭又可以通過研究表格得出結(jié)論。
4)厚厚一摞表格，看似復雜，其實條理非常清楚，體現(xiàn)著管理的精神。
三、表格化管理的意義
所謂管理表格化，是企業(yè)規(guī)范化管理的主要實施途徑。把制度轉(zhuǎn)化為表格，表格化是落實制度的重要途徑。其具備簡潔、明了、易操作的特點，易把制度化的東西轉(zhuǎn)化為可實際操作的東西。數(shù)據(jù)化是企業(yè)規(guī)范管理的現(xiàn)實體現(xiàn)。只有數(shù)據(jù)最能體現(xiàn)結(jié)果。無論是制度化，還是表格化，最終能體現(xiàn)規(guī)范管理的只能是數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)最能體現(xiàn)成績，最能表達結(jié)果。理論化是加快企業(yè)規(guī)范管理的實際成果。在數(shù)據(jù)化的基礎上形成更高的理論體系，理論的創(chuàng)新，制度化建設才能不斷完善。企業(yè)的精細化服務是一個規(guī)范化、標準化、制度化、程序化、表格化、數(shù)據(jù)化、理論化不斷循環(huán)反復的過程。
然而，管理工作的成敗，取決于能否做出有效的決策，而決策的正確與否在一定程度上取決于對整體把握和后期實施質(zhì)量的程度。這就要求我們企業(yè)在經(jīng)營管理上更加統(tǒng)籌化、層次化和條理化。理清工作流程，理順管理思路，向管理要效益 , 善經(jīng)營謀發(fā)展。這也是我們建立表格化創(chuàng)新管理體系的初衷。
四、表格化的運營管理體系的建設
表格化運營管理體系的建設，務實地把公司的人力、物力、財力以及時間等因素作為資源，揉和成表格，以可靠、通暢、嚴謹?shù)牧鞒袒问匠薪映鰜，以此為切入點，謀求企業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)發(fā)展，實現(xiàn)管理規(guī)范化的目標。
具體說來，表格化運營管理體系以“全員參與，統(tǒng)籌規(guī)劃;科學設計，系統(tǒng)實施;創(chuàng)新管理，持續(xù)改進。”為指導思想;以建立表格化運營管理體系，用表格化工作語言固化職能、優(yōu)化流程、提高效率，實現(xiàn)公司管理規(guī)范化為目標。
“全員參與 , 統(tǒng)籌規(guī)劃”即是指公司的全體員工直接或間接地參與表格化的管理和執(zhí)行過程，此過程涉及到公司計劃、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動的方方面面，而這些方方面面和各個環(huán)節(jié)的工作都是由企業(yè)不同的部門和個人分擔的。所以公司上至管理決策層，下至基層員工，都以表格為紅線，全面優(yōu)化工作流程，形成有機的效用整體。此外，在制定表格化運營管理的整體規(guī)劃上，貫徹“強化理念 ,全面統(tǒng)籌 , 完善流程 , 注重實效”的方針，既考慮到優(yōu)化局部管理，又兼顧部門間以及全局的資源優(yōu)化配置，堅持用統(tǒng)籌的眼光來審視問題和解決問題;“科學設計，系統(tǒng)實施”是一個有效承接的過程，科學設計是指要用全局的思維、發(fā)展的眼光、合理的手段和有效的方法來設計方案，引導表格化運營管理體系的系統(tǒng)實施。同時系統(tǒng)實施在科學設計的指導下 , 分步驟、分輕重、分節(jié)點的來一步步實現(xiàn)體系的建立。這樣我們劃分了四個階段來系統(tǒng)實施表格化運營管理體系，努力使該體系的運作起到事半功倍的效果;“創(chuàng)新管理，持續(xù)改進”是規(guī)范化管理的一個永恒目標。在本次表格化的運營管理體系中 , 不斷提高公司職能分配的合理性和業(yè)務流程設計的實效性，使工作效率大大提高，管理工作按部就班 , 組織生產(chǎn)有條不紊。持續(xù)改進包括 : 了解表格化運營的現(xiàn)狀、重建目標、實施、評價和用表格來框架問題、以動態(tài)流程重組解決問題等活動。最終形成以表格化工作語言的形式固化職能、優(yōu)化流程、提高效率，實現(xiàn)創(chuàng)新管理。
該管理體系分四個階段來實現(xiàn)，即業(yè)務流程清理階段、業(yè)務流程表格設計階段、推進試行階段和管理體系固化及總結(jié)階段。
(一)第一階段：管理業(yè)務流程清理
管理業(yè)務流程清理階段是一個頂層策劃的過程，是整個體系建設工作中的關鍵環(huán)節(jié)。主要完成管理業(yè)務流程清理及流程圖編制。所謂業(yè)務流程清理即是指對本職崗位上所有的工作內(nèi)容以流程的形式做一個詳盡的歸納和詮釋 , 清理原有流程中非增值的環(huán)節(jié) , 予以簡化并對分解開的流程進行整合，使整個流程更加順暢，使整個工作更加協(xié)調(diào)。
在這個階段識別流程是最重要的，每個員工都要把所承擔的各項管理工作理解成一個流程，用流程的思維去分解工作，從而實現(xiàn)對工作過程的控制。各級部門應系統(tǒng)梳理本部門職能分配，用體系的思維方式重新審視部門職能，深入理解“職能”和“職責”的關系，杜絕職能分配的“真空”。
企業(yè)各級領導組織員工對“表格化運營管理體系”的相關文件進行學習，并識別出所承擔的業(yè)務職能及工作流程，編制本部門的相關業(yè)務流程圖。并且各部門就本部門的相關業(yè)務流程圖(草案)組織初步評審，重點關注業(yè)務流程的完整性及表格化適應性。最終以統(tǒng)一編號的形式規(guī)整所有業(yè)務流程，形成有機的管理業(yè)務流程圖庫。
(二)第二階段：管理業(yè)務流程表格設計
表格化是落實管理規(guī)范化目標的載體 , 同時表格還要體現(xiàn)制度的要求，把對流程的有效控制要求落實在表格上，無效的、不增值的控制流程應予以剔除 ,最終在該階段完成管理業(yè)務流程表格設計工作。
表格設計要體現(xiàn)流程的 PDCA 基礎管理思想，內(nèi)容應清晰、完整、簡潔;表格中有涉及指標和節(jié)點要求時，應進行明確量化的表述。管理業(yè)務流程表格體系還應分出層次和類別，如部門上報公司領導報表、橫向部門間報表、綜合性報表、專業(yè)性報表、數(shù)據(jù)性報表等。
此外，還要強化各級評審 ( 部門內(nèi)部評審、工作小組評審、領導小組評審 ) ，通過評審促進“統(tǒng)一管理思想、理清管理思路、提升管理素養(yǎng)”階段目標的實現(xiàn)。最終以統(tǒng)一編號的形式規(guī)整所有類別的表格，形成有機的管理業(yè)務表格圖庫。至此，表格化運營管理體系第一階段和第二階段鄴已完成，形成重要的流程圖庫和表格圖庫。順利實施這兩個階段對于完成此表格化管理運營體系并達成管理規(guī)范化的目標致關重要。
(三)第三階段：體系推進試行
公司的工作語言就是表格，以表格為載體 , 規(guī)范職能運作，理順業(yè)務流程 ,實現(xiàn)公司“管理業(yè)務流程表格化”的階段性目標。在全公司范圍內(nèi)實施表格化運營管理模式，通過強化各級培訓、宣傳、考核等方式建立員工“做事前先找表”的新型管理素養(yǎng)。通過體系試運行，充分暴露管理“缺位”和“漏洞”問題，最終完成新體系的建設和自我完善過程。
第四階段：管理體系固化及總結(jié)階段
完成公司表格化運營管理體系建設的成果總結(jié)，建立公司表格化運營管理體系，用表格化工作語言固化職能，優(yōu)化流程，提高效率，實現(xiàn)公司管理規(guī)范化目標。
(四) 體系建設成果標志有：
1 .公司表格化運營管理體系的全面建立。
2 .《公司部門職能分配及業(yè)務流程管理圖庫》管理標準的發(fā)布實施。
3 .《公司流程管理表格庫》管理模版的發(fā)布實施，固化管理成果。
通過建立表格化運營管理體系，管理規(guī)范化目標在公司實際的運作和工作中得到貫徹和執(zhí)行，在提高管理水平、降低公司運營成本的同時，促進公司效益也得到長足的增長和提高。表格所帶來的管理成效也會突出地表現(xiàn)出來，用“四個一”的創(chuàng)新成果表達，即是“一個體系、一個模版、一個平臺、一個群體”。
第一，完成“一個表格化運營管理體系的建設”
通過一定時期的體系建設和試運行，基本完成了公司表格化運營管理體系建立，用表格化工作語言固化職能、優(yōu)化流程、提高效率，實現(xiàn)公司管理規(guī)范化目標。
第二，完成“一個管理標準模版的建設”
在體系建設過程中，篩選整理出部門職能分配圖和崗位管理流程圖，并形成可操作可控制的管理表格。建立了以公司職能分配關系及管理流程為兩條主線構(gòu)建的《公司部門職能分配及業(yè)務流程管理圖庫》和《公司流程管理表格庫》，基本實現(xiàn)了一個“可復制”的管理標準模版。該管理標準模版經(jīng)主管部門批準后下發(fā)，用于全面指導公司管理行為。
第三，完成“一個信息化管理基礎平臺建設”
《公司流程管理表格庫》的電子版可在公司局域網(wǎng)內(nèi)部廣泛使用，利用 PDM等控制軟件與公司信息化管理有機結(jié)合，逐步推行無紙化辦公！豆玖鞒坦芾肀砀駧臁返木幹茷楣鞠乱徊饺鎸嵤┬畔⒒芾砥脚_打下了良好的基礎。
第四，完成“一個具有系統(tǒng)流程思維的青年管理骨干群體的建設”
在表格化運營管理體系推進和建立過程中，公司領導在體系策劃初期就有意識地引入青年管理骨干負責和參與該項目，從而培養(yǎng)和鍛煉了一個具有系統(tǒng)流程思維的青年管理骨干群體。青年管理骨干們在項目方案的策劃、討論，流程圖的評審、表格的評審等工作中，逐漸熟悉和掌握了公司全面的管理流程，逐步學會了用系統(tǒng)思維的方式分析和解決管理問題，并通過體系推進實踐，極大鍛煉了組織協(xié)調(diào)能力。使得“管理規(guī)范化目標” 根植于心、“職能”與“職責”關系指導于思、“流程控制”工作方法牢抓于手。
將先進的管理理念成功地應用于實踐，一直是眾多企業(yè)面臨的首要問題，這早已是不爭的事實，在這一點上我們是清醒的，因此在表格化運營管理體系的建立和實施過程中我們有目的地分階段執(zhí)行，確保該體系可以逐步、逐級實施。
再將這些管理標準模版與公司信息化平臺進行有機結(jié)合，使表格化運營管理體系在信息化平臺的載體下發(fā)揮更高效的作用。
綜上所述，建立一個良好的管理體系只是整個創(chuàng)新管理過程中最初的一環(huán)，而且這一環(huán)還要在實踐過程中不斷完善，可以自我完善是一切優(yōu)秀管理體系的特質(zhì)。公司表格化運營管理體系正是不斷地隨經(jīng)營生產(chǎn)、科研任務的形勢變化而及時調(diào)整的，這樣才可能保持長久的生命力。“高明的管理是理順員工的思維，不高明的管理是看管員工的行為” 。我們利用統(tǒng)籌化系統(tǒng)分析的思維，運用流程控制的工作方法，規(guī)范職能運作，理順業(yè)務流程，才不會使管理只糾正員工的行為，而是要使員工達成思想上的共識，朝著積極的方向發(fā)展，建立表格化運營流程圖庫和表格圖庫而達成管理規(guī)范化的目的就在于此。
在本次實施過程中，我們遇到了很多問題，同時這些問題的有效解決也是我們工作的重點所在。首先，在員工思想層面。一種組織文化會定型一種工作方式，而組織文化的形成有其較為牢固的存在空間和基礎，新興的管理思想和工作方式的引入必然會遭到不同程度的沖突。但公司的目標是明確的，這目標是來源于對規(guī)范化管理孜孜不倦地追求。所以在表格化管理體系實施之初，我們切實把解決員工的思想問題擺在首位，讓員工明白，實施此套方案會讓大家的工作更規(guī)范化、簡潔化、高效化;其次，在組織實施層面。公司的方方面面、里里外外都需要歸整職能和清理流程，如何查漏補缺讓工作更流暢、管理更規(guī)范，令我們煞費苦心。我們采取“雙重評審”，即成立領導小組和工作小組，分別在執(zhí)行層面和決策層面上對突出的問題采用步步為營、各個擊破的策略;再次，在執(zhí)行力層面。一開始便強調(diào)“全員參與”的原則，即利用歸納和演繹兩種工作方法，分別從管理層(工作小組)和操作層(基層部門)兩端同時實施，相互監(jiān)督，共同切磋，統(tǒng)一思想，實現(xiàn)該管理規(guī)范化的目標。
五、表格化管理的常見問題
如果對表格化管理的作用和意義理解不透徹，盲人摸象，在應用上就出現(xiàn)片面化的偏差，達不到預期的管理效果。匯報上來的表格可能出現(xiàn)以下問題：
流水帳：認為表格就是用來監(jiān)控員工行為的，員工上報的內(nèi)容都成表面的工作，對業(yè)績沒有任何幫助。
訴苦表：找理由，而不是找方法。
千篇一律：每周、每月的報表基本相似，改動一下地址而已。
自相矛盾：如果仔細分析以往的報表，可以發(fā)現(xiàn)周報、月報前后內(nèi)容不一致，
沒有邏輯關系，因為其中的內(nèi)容可能就是編造的。
六、表格化管理的注意事項
表格設置要簡單務實：不能完全照抄其他公司的全套報表，要根據(jù)公司的實際情況設計，簡潔而不繁雜，務實而不空洞。
所有上報的表格都要認真分析：沒有認真分析、批閱報表，報表化管理就完全成為一種形式主義，不會有人真正重視。
報告、總結(jié)等報表一定要反饋：不管同意不同意，滿意不滿意，有什么意見要有書面的批復，反饋給報告人。書面批復意見的作用遠遠大過電話通知。
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